El control de stock para pequeños negocios suele entenderse como una tarea de conteo: anotar lo que entra, anotar lo que sale y revisar de vez en cuando el estante. Sin embargo, contar es solo el punto de partida. Lo que realmente necesitan los empresarios y las empresarias es resolver, cada semana, una pregunta muy concreta: qué comprar, cuánto y cuándo.
Esa pregunta se responde con tres números. Se calculan con la información que cualquier negocio ya genera al vender, y funcionan igual en una hoja de cálculo, en un cuaderno bien llevado o en un sistema que descuenta cada venta de forma automática. Lo que cambia entre una opción y otra es el tiempo que toma obtenerlos, no su utilidad.
El control de stock es el registro ordenado de cuántas unidades de cada producto tiene un negocio, cuántas entran y cuántas salen. Sirve para comprar a tiempo, evitar que el dinero se quede detenido en mercancía que no se mueve y no perder ventas por quedarse sin un producto que los clientes sí piden.
Es la cantidad exacta de cada producto disponible en este momento. Parece obvio, pero es la base de todo lo demás, porque cualquier cálculo posterior hereda los errores de este. Para tenerlo confiable basta con una regla: toda entrada y toda salida se registran el mismo día, con fecha y cantidad. Un conteo físico mensual de los productos más importantes ayuda a confirmar que el registro y el estante cuentan la misma historia.
Este dato revela cuáles son los productos que mantienen viva la operación y cuáles avanzan despacio. Se obtiene sumando las unidades vendidas en las últimas cuatro semanas y dividiendo el resultado entre cuatro. Una papelería que vendió 120 paquetes de hojas en un mes, por ejemplo, mueve 30 a la semana. Con ese promedio se puede decidir cuánto vale la pena tener en existencia y qué producto merece más espacio en el mostrador.
Es la cantidad a partir de la cual conviene volver a comprar. Se calcula multiplicando lo que se vende por día por los días que tarda el proveedor en entregar, más un pequeño colchón por si el envío se retrasa. En el ejemplo de la papelería, se venden unos cuatro paquetes al día, el proveedor tarda cinco días y se quiere un colchón de tres días más. Cuatro por ocho da un mínimo de 32 paquetes: cuando la existencia baje de esa cifra, toca pedir.
No hace falta llevar un registro complicado. Con estos cinco datos, los tres números salen solos:
Llevar el control en una hoja de cálculo es un punto de partida completamente válido, y muchos negocios crecen con él durante años. La señal para dar el siguiente paso suele ser práctica: capturar cada venta toma más tiempo del que hay, varias personas venden y las cifras dejan de coincidir, o hay vendedores que salen a ruta y reportan hasta el final del día.
En ese momento tiene sentido que el inventario, el punto de venta y la app de ventas trabajen conectados. Cada venta descuenta la existencia al instante, el sistema avisa cuando un producto llega a su mínimo y los reportes muestran qué se mueve y qué no, sin necesidad de calcularlo a mano. El control de stock para pequeños negocios se vuelve entonces una consecuencia natural de vender, y no una tarea aparte.
Con los tres números listos, la revisión semanal es sencilla. Se revisan los productos que llegaron a su mínimo, se arma el pedido, se compara la venta de la semana contra el promedio para detectar cambios y se separa la mercancía que lleva dos meses sin moverse para decidir si conviene promoverla.
Veinte minutos bastan. El mejor control de stock para pequeños negocios es el que se usa todas las semanas, con la herramienta que hoy le funcione al negocio y con la posibilidad de crecer hacia una más completa cuando llegue el momento.
¿Cómo llevar el control de stock en un negocio pequeño?
Registrando cada entrada y cada salida el mismo día, con fecha y cantidad, y revisando una vez por semana qué productos llegaron a su mínimo. Puede hacerse en una hoja de cálculo o en un sistema que descuente las ventas automáticamente. Lo importante es la constancia del registro.
¿Qué es el stock mínimo y cómo se calcula?
Es la cantidad de un producto que activa un nuevo pedido. Se calcula multiplicando la venta diaria promedio por los días que tarda el proveedor en entregar, más un colchón de seguridad. Cuando la existencia baja de esa cifra, es momento de comprar.
¿Cada cuánto se debe contar la mercancía?
Los productos que más se venden conviene contarlos una vez al mes, y el resto cada dos o tres meses. Así se confirma que el registro coincide con lo que hay en el estante sin detener la operación.
¿Cuándo conviene pasar de Excel a un sistema de control de stock?
Cuando registrar cada venta toma demasiado tiempo, cuando varias personas venden o cuando las cifras del registro y del estante dejan de coincidir. Un sistema conectado al punto de venta actualiza la existencia por sí solo.
¿Qué productos se revisan primero en el control de stock para pequeños negocios?
Los que más se venden y los de mayor costo de compra, porque son los que más afectan las ventas y el dinero invertido. A partir de ellos se extiende el control al resto del catálogo.
Conoce tuGerente y descubre cómo puede simplificar el control de tu negocio
Contacta un asesor
Pruébalo gratis